e-Fatura ve e-İrsaliyede Sık Yapılan Hatalar ve Gönderimden Önce Yakalamanın Yolları
Gönderilen belge reddedildiğinde zaman kaybedersiniz. Hataların çoğu gönderimden önce yakalanabilir.
e-Fatura ve e-İrsaliye uygulamasında belge gönderimi çoğunlukla sorunsuz olur; sorun çıktığında ise çoğu zaman bilgi ya da seçimle ilgili küçük bir ayrıntıdır. Aşağıdakiler, uygulamada en sık gördüğümüz hatalardır.
1. Müşterinin mükellef durumu bilinmiyor
Müşteri e-Fatura mükellefiyse e-Fatura, değilse e-Arşiv kesilir. Cari kartındaki bu bilgi güncel değilse yanlış tür seçilir. Gönderimden önce mükellef sorgusu yapılmalı; kart bilgisi sorguyla eşleşmiyorsa uyarı verilmelidir.
2. Senaryo seçimi
Temel ya da ticari senaryo; kamu kurumlarına kesilen faturalar için ise ayrı kurallar vardır. Kamu cari için yanlış senaryo seçildiğinde belge reddedilir.
3. Kamu kurumlarında zorunlu bilgiler
Kamu kurumuna kesilen faturalarda IBAN ve harcama birimi gibi bilgiler zorunludur. Eksik olduğunda gönderim başarısız olur ve fark edildiğinde belge zaten gönderilmeye çalışılmıştır. Bu kontrollerin gönderimden önce yapılması gerekir.
4. Vergi no / TC no hataları
Şahıs şirketlerinde TC kimlik no, tüzel kişilerde vergi no beklenir. Yanlış uzunlukta ya da boş değer belge doğrulamasında takılır.
5. KDV ve istisna kodları
İhracat, istisna ve tevkifat durumlarında KDV muafiyet kodu ve nedeni belgede belirtilmelidir. Kodsuz kesilen istisnalı satışlar sonradan düzeltme gerektirir.
6. İrsaliye ve fatura uyumsuzluğu
Önce irsaliye, sonra fatura kesiliyorsa ikisinin satırları, miktarları ve fiyatları aynı olmalıdır. Aksi halde mutabakat bozulur.
7. Gönderim durumunu takip etmemek
"Gönderildi" demek "kabul edildi" demek değildir. Reddedilen ya da hata alan belgeler ayrı bir liste olarak izlenmeli ve her gün kontrol edilmelidir.
Önlem: kontrolleri programa bırakın
Bu hataların çoğu kişinin dikkatine bırakılmayacak kadar tekrar eden kurallardır. Fonksiyon'da giden e-belge gönderimi, gelen belgeler, mükellef sorgulama ve kamu senaryosu kontrolleri belge ekranından yönetilir; gönderimden önce eksik bilgi uyarısı verilir.
Kendi işletmenizde bu sorunları yaşıyorsanız ekranları birlikte inceleyelim: demo talep edin.